Datenschutzinformationen intern (Mitarbeiter/in & Bewerber/in)
Nachfolgend möchten wir Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen als Bewerber/in im Bewerbungsverfahren und als Mitarbeiter/in im Beschäftigungsverhältnis, also bei Einstellung, verarbeiten.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH
Allacher Str. 4
85757 Karlsfeld
Tel. 08131 / 275 80 – 26
info@hvi-flack.de
Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Bei der Bewerbung verarbeiten wir Daten von Ihnen, die wir im Rahmen der Stellenbesetzung benötigen. Dies können Kontaktdaten, alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen etc.) sowie ggf. Daten zur Bankverbindung (um Reisekosten zu erstatten) sein. Die Rechtsgrundlage hierfür ergibt sich aus § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).Sie haben die Möglichkeit sich in Papierform bei uns zu bewerben. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit sich online bei uns zu bewerben. Sie selbst legen den Umfang der Daten fest, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung an uns übermitteln möchten.
Im Regelfall werden Bewerbungen an die Leiter der zuständigen Fachabteilungen in unserem Haus weitergeleitet. Darüber hinaus findet eine Weitergabe Ihrer Daten nicht statt. Ihre Angaben werden in unserem Haus vertraulich behandelt.
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung preisgeben ausschließlich für den Zweck der Bewerberauswahl. Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nicht. Für den Fall, dass wir Ihre Bewerbung auch bei anderen oder zukünftigen Stellenausschreibungen berücksichtigen dürfen, bitten wir um einen entsprechenden Vermerk auf der Bewerbung.
Ihre Angaben werden vertraulich behandelt. Bei erfolgloser Bewerbung werden Ihre Unterlagen nach Ablauf von sechs Monaten gelöscht. Für den Fall, dass wir Ihre Bewerbung auch bei anderen oder zukünftigen Stellenausschreibungen berücksichtigen dürfen, bitten wir um einen entsprechenden Vermerk auf der Bewerbung. Wir verarbeiten Ihre Daten dann auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Beschäftigungsverhältnis
Wir erheben von Ihnen Stammdaten, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Bankverbindung, Staatsangehörigkeit.
Wir erheben und speichern darüber hinaus Angaben zu Ihrer Beschäftigung bei uns sowie zu Ihrer Qualifikation und Ihrem bisherigen Werdegang. Hierzu gehören z. B. Informationen zum höchsten Schulabschluss bzw. zur höchsten Berufsausbildung und die Informationen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassen haben. Daten über aktuelle Nebenbeschäftigungen sind für uns relevant, um die Vereinbarkeit mit Ihrer Beschäftigung prüfen zu können.
Wir erheben auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevante Daten. Hierzu gehören u.a. Ihre Steueridentifikationsnummer, Steuerklasse, etwaige Kinderfreibeträge, Familienstand und Angaben zur Konfession (nur sofern steuerrechtlich relevant). Diese und weitere gesetzlich in § 39 e Einkommenssteuergesetz geregelte Daten erheben wir ggf. auch direkt bei der zuständigen Finanzverwaltung.
Wir erheben auch Angaben zu steuerpflichtigen Vorbeschäftigungszeiten im laufenden Kalenderjahr, damit die steuerliche Berechnung entsprechend angepasst werden kann. Wir erheben zudem Informationen zu Ihrer Krankenversicherung und ggf. zu weiteren beschäftigungsrelevanten Zusatzversicherungen um etwaigen Zahlungsverpflichtungen und Meldepflichten nachkommen zu können.
Im Rahmen der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge fragen wir nach Ihrer Elterneigenschaft. Wir benötigen diese Information um festzustellen, ob nach § 55 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI ein Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung zu entrichten ist. Ggf. bitten wir Sie, die bestehende Elterneigenschaft durch entsprechende Dokumente nachzuweisen. In diesem Fall nehmen wir lediglich einen Vermerk über die Prüfung der Elterneigenschaft in Ihre Personalakte auf und geben die Unterlagen zurück bzw. vernichten diese.
Sofern Sie im Zeitpunkt der Einstellung noch nicht volljährig sind, bitten wir Sie ggf. um die Vorlage einer ärztlichen Erstuntersuchungsbescheinigung. Hierzu sind wir nach § 32 Jugendarbeitsschutzgesetz gesetzlich verpflichtet. In bestimmten Fällen bitten wir Sie um Vorlage einer Arbeitserlaubnis bzw. einer Aufenthaltsgenehmigung. Dies erfolgt nur, sofern diese für die Prüfung der Rechtmäßigkeit Ihrer Beschäftigung erforderlich ist.
Wir fragen Sie nach der Einstellung zudem, ob eine Schwerbehinderung vorliegt. Diese Frage erfolgt, um Ihre entsprechenden Rechte nach dem Sozialgesetzbuch IX wahren zu können sowie um eine etwaige Ausgleichsabgabe nach § 77 Sozialgesetzbuch IX zu berechnen. Sie müssen diese Frage erst nach sechs Monaten Beschäftigungszeit beantworten. Vorher ist die Beantwortung freiwillig.
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses erheben und verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, unter anderem über Krankheitszeiten, Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, etc.) oder Arbeitszeiten. Auch hier gilt der Grundsatz, dass diese Datenerhebungen und -verarbeitungen nur erfolgen, sofern sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 BDSG erforderlich oder durch andere Rechtsvorschriften legitimiert sind.
Wir führen eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern. Wenn Sie die Inhalte Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.
Wer bekommt meine Daten?
Personenbezogenen Daten verarbeiten wir grundsätzlich nur intern zu den genannten Zwecken. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens erfolgt grundsätzlich nicht. Eine Ausnahme besteht hier nur dann, sofern wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet sind oder Dienstleister in unserem Auftrag (sog. Auftragsverarbeiter) weisungsgebundene Tätigkeiten übernehmen und insoweit personenbezogene Daten einsehen können.
In diesem Fall geben wir Ihre Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO an Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb unserer Services und der damit zusammenhängenden Prozesse unterstützen. Das sind z.B. Hosting-Dienstleister. Unsere Dienstleister sind uns gegenüber streng weisungsgebunden und entsprechend vertraglich verpflichtet.
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bestehen folgende Rechte:
Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Sie haben zudem das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer einer etwaigen Prüfung.
In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt werden, haben Sie das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.
Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Fall (ab Zugang einer Absage).
In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre).
