Datenschutzhinweise der Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH
Ein verantwortungsvoller und vertraulicher Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist für uns sehr wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie deshalb über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen.
Allgemeine Datenschutzhinweise und Pflichtinformationen
Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte: Information nach Art. 13, 14 u. 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten umfasst jeden Vorgang wie beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Speicherung, die Organisation, das Ordnen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verknüpfung und das Löschen von Daten. Die Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH beachtet dabei die gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes und verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies rechtlich zulässig und erforderlich ist.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH
Allacher Str. 4
85757 Karlsfeld
Tel. 08131 / 275 80 – 26
info@hvi-flack.de
Wer ist betroffen?
Betroffene Person ist jede natürliche Person, deren personenbezogene Daten die Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH verarbeitet. Eine betroffene Person tritt also grundsätzlich in Kontakt zur Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH, beispielsweise als:
Welche Daten und welche Quellen nutzen wir?
Als personenbezogene Daten versteht die Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH im Einklang mit der gesetzlichen Definition jede Information, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person bezieht. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, wenn diese direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung, wie einem Namen, zu einer sonstigen Kennnummer oder zu Standortdaten identifiziert werden kann. Gleiches gilt hinsichtlich der Identifizierung durch mehrere besondere Merkmale der natürlichen Person, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind, soweit solche durch die Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH verarbeitet werden.
Relevante personenbezogene Daten sind hauptsächlich Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z. B. Daten und Bildmaterial zu Immobilien), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung (z. B. Daten im Zahlungsverkehr), Dokumentationsdaten (z. B. Verwalterverträge) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DS-GVO verarbeitet die Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH nur dann, wenn dies zulässig und geboten ist.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. Hierbei können wir Ihre Daten unmittelbar von Ihnen persönlich, per Telefon, E-Mail, Post oder Fax, über unsere Website, über unser Eigentümerportal oder einen ähnlichen Kontaktweg erhalten.
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Internetpräsenz, die die Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH anbietet.
Sämtliche Informationen zum Datenschutz hinsichtlich der Website-Nutzung finden Sie auf der allgemeinen Datenschutz-Seite unter https://www.hvi-flack.de/datenschutzerklaerung.
Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung zu unseren Kunden (WEG-Verwaltung, Sondereigentums- und Mietverwaltung, Mietbuchhaltung oder Maklertätigkeit für Immobilien) personenbezogene Daten von Ansprechpartnern unserer Kunden wie Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon-/Faxnummer, Kundennummer, Bankverbindung.
Die Verarbeitung erfolgt zu Zwecken der eindeutigen Identifizierung sowie der Anbahnung, Durchführung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen, zur allgemeinen geschäftlichen Korrespondenz und zur Erstellung von Abrechnungen und Gutschriften bzw. Rückvergütungen, der Verwaltung und Durchsetzung von Forderungen, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Datensicherheit sowie im Interesse einer umfassenden Kundenbetreuung.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung folgt im Rahmen der Geschäftsbeziehung in der Regel aus dem Vertrag und ist in Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO gesetzlich vorgesehen. Zum Teil finden auch Datenverarbeitungen zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten statt. Die Zulässigkeit hierfür folgt aus Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck der Verwaltung der Eigentümergemeinschaft und zur Kommunikation (z.B. Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse zur Übermittlung von Nachrichten und Dokumenten, insbesondere Einladungsunterlagen zur Eigentümerversammlung) beruht auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Ihre Daten werden nach Beendigung des Verwaltungsverhältnisses gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Sofern Sie darüber hinaus zu den genannten Zwecken optionale Daten (z.B. mobil) angegeben haben, beruht die Verarbeitung der Daten auf Ihrer Einwilligung und der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sofern Sie unseren zugangsgeschützten Bereich - Kundenportal - nutzen möchten, ist eine vorherige Registrierung notwendig. Wir erheben hierbei nur die Daten, die zur Registrierung erforderlich sind. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO bzw. auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in dem Interesse, Ihnen die Dienste und Informationen des zugangsgeschützten Bereichs zur Verfügung zu stellen. Sofern wir darüber hinaus weitere Daten erheben, sind diese als freiwillig gekennzeichnet und basieren auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Wenn Sie sich für unseren zugangsgeschützten Bereich dauerhaft abmelden möchten, wenden Sie sich hierzu bitte an info@hvi-flack.de. In diesem Fall werden wir Ihren Account dauerhaft deaktivieren.
Bitte beachten Sie, dass Sie als Eigentümer und Vermieter für die Information der Mieter über die Weitergabe der Mieterdaten an den Verwalter selbst gesetzlich verpflichtet sind.
In bestimmten Fällen erhält die Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH, die die Verwaltung einer Immobilie gewährleistet, im Zusammenhang mit dem erteilten Verwaltungsauftrag zudem Kontaktdaten von Ihnen als Mieter (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) von Ihrem Vermieter als Wohnungseigentümer, damit wir Sie im Notfall (z.B. Wasserrohrbruch) direkt kontaktieren können.
Der Verwalter hat das berechtigte Interesse, Sie in Notfällen bzgl. der von Ihnen angemieteten Wohnung (z.B. Wasserrohrbruch) zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Daten werden so lange gespeichert, bis das Mietverhältnis endet, bzw. der Vermieter die Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH über die Beendigung des Mietverhältnisses informiert.
Wer bekommt meine Daten?
Personenbezogene Daten verarbeiten wir grundsätzlich nur intern zu den genannten Zwecken. Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen (z. B. Handwerker, Versorgungsdienstleister) sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder die zur Erbringung unserer vertraglichen Leistung notwendig sind. Hierzu werden nur relevante personenbezogene Daten weitergegeben, wie beispielsweise Ihr Vor- und Nachname, Anschrift und Telefonnummer bei der Abwicklung einer Schadensbearbeitung.
Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. In diesem Fall geben wir Ihre Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO an Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb unserer Services und der damit zusammenhängenden Prozesse unterstützen. Die eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen erhalten nur die Daten, die für die Erbringung einzelner Aufgaben notwendig sind und zwingend erforderlich sind. Unsere Dienstleister und Erfüllungsgehilfen verpflichten sich zur Wahrung der Vertraulichkeit.
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt die DSGVO Ihnen als Webseitennutzer bestimmte Rechte:
Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Sie haben zudem das Recht, zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer einer etwaigen Prüfung.
In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt werden, haben Sie das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.
Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Die Speicherung der personenbezogenen Daten ist ein Verarbeitungsvorgang, der sich nach den jeweiligen vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen richtet. Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages umfasst. Grundsätzlich gilt, dass die gespeicherten Daten gelöscht werden, sobald sie nicht mehr für die zugrundeliegende Verarbeitungszwecke benötigt werden. In einigen Fällen ist die Hausverwaltung-Immobilien Flack GmbH über das Ende der Vertragsbeziehung hinaus zur Aufbewahrung und personenbezogener Daten aus handelsrechtlichen, steuerrechtlichen und anderen gesetzlichen Gründen verpflichtet. Die vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung und Dokumentation betragen zwischen zwei Monaten und zehn Jahren.
